تحصيل التكاليف غير المؤداة في الملكية المشتركة: الطريقة

كل تكلفة غير مؤداة يتحملها باقي الملاك: فالصيانة والحراسة والفواتير المشتركة تستمر في الأداء من صندوق الجميع. وكلما طال التأخر، ازداد حجمه وصعب استرجاعه.

يحمي التتبع المنتظم للمبالغ غير المؤداة خزينة الإقامة والإنصاف بين الملاك. وهو أيضا ما ينتظره الجمع العام من وكيل الاتحاد.

كثير من التأخرات سببها النسيان أو نقص المعلومات. وبعض العادات تقللها:

• إشعار طلب مساهمة واضح لكل وحدة، مع المبلغ وأجل الاستحقاق وطرق الأداء؛
• استحقاقات منتظمة ومعروفة مسبقا، بدل طلبات مفاجئة؛
• وصل عن كل أداء، ليعرف كل مالك وضعيته؛
• حسابات يطّلع عليها الملاك: فالمرء يؤدي عن طيب خاطر أكثر حين يرى أين يذهب المال.

احتفظوا بقائمة محيَّنة للوحدات المتأخرة تتضمن لكل منها المبلغ المستحق، وتاريخ أقدم استحقاق غير مؤدى، والتذكيرات التي سبق إرسالها. ورتّبوها حسب الأقدمية: فتأخر خمسة عشر يوما وتأخر ستة أشهر لا يستدعيان الرد نفسه.

خصصوا كل أداء لأقدم الاستحقاقات: فيكون الدين المتبقي دائما هو الأحدث، ويبقى حساب الأقدمية صحيحا.

يتبع التحصيل الودي تدرجا بسيطا:

• تذكيرات لبقة، ثم أكثر حزما (انظروا دليل التذكير بالأداء لمالك متأخر)؛
• حديث مباشر مع المالك لفهم وضعيته؛
• جدولة مكتوبة للأداء، إذا كانت الصعوبة حقيقية؛
• إنذار كتابي، إذا لم يتغير شيء.

في كل مرحلة، احتفظوا بأثر مؤرخ: الرسائل، والمبادلات، والالتزامات المتخذة. فهذا الملف سيكون ضروريا إذا تطورت القضية.

كثيرا ما يؤدي المالك الذي يمر بصعوبات بشكل أفضل عبر مبالغ صغيرة منتظمة بدل أدائها دفعة واحدة. والجدولة الجيدة مكتوبة ودقيقة: مبلغ كل دفعة، وتواريخها، وما يترتب عن التخلف عن إحداها.

خلال الجدولة، تبقى التكاليف الجديدة مستحقة في تاريخها: فالجدولة تخص المتأخرات، لا الطلبات المقبلة. وتتبعوا كل دفعة وذكّروا منذ أول تأخر: فالجدولة التي تنحرف دون رد فعل تفقد كل قيمتها.

إذا بقي الإنذار دون أثر، يصبح التحصيل قضائيا. وينص القانون رقم 18.00 المتعلق بنظام الملكية المشتركة للعقارات المبنية على قواعد خاصة بتحصيل تكاليف الملكية المشتركة؛ وتُقدَّر شروطها ومسطرتها مع مهني في القانون، كمحامٍ مثلا.

هيّئوا له ملفا كاملا: نظام الملكية المشتركة، ومحاضر الجموع العامة التي صادقت على التكاليف، وطلبات المساهمة، وكشف حساب الوحدة، ونسخ التذكيرات والإنذار. فالملف الواضح يوفر الوقت والمال.

• تعليق أسماء الملاك المتأخرين في المدخل أو نشرها في مجموعة للمراسلة: فوضعيتهم لا تعني إلا هم ووكيل الاتحاد، والقانون رقم 09.08 يحمي معطياتهم الشخصية؛
• قطع خدمة مشتركة (الماء، المصعد، بطاقة الدخول) عن مالك متأخر: فهذه الضغوط ليست من الوسائل التي ينص عليها القانون، وقد تنقلب على وكيل الاتحاد؛
• ترك التأخر يطول «تفاديا للإحراج»: فكلما تقادم، صعب استرجاعه؛
• قبول أداء دون وصل، أو اتفاق شفهي دون أثر.

يحسب SyndicBox المبلغ المستحق على كل وحدة، ويخصص الأداءات لأقدم الاستحقاقات، ويحتفظ بالزائد تسبيقا. وتعرض لوحة القيادة الباقي المستحق والتأخرات ونسبة التحصيل لكل إقامة؛ وتُعَدّ تذكيرات واتساب انطلاقا من ثلاثة نماذج، من التذكير الودّي إلى التذكير الأخير. ويشكل كشف وضعية الوحدة بصيغة PDF وتصدير المحاسبة إلى Excel أساس الملف الذي يُسلَّم عند اللجوء إلى مسطرة.

• حساب الحصص: توزيع تكاليف الملكية المشتركة
• التذكير بالأداء لمالك متأخر
• مسك حسابات الملكية المشتركة: الممارسات الجيدة
• التحضير للجمع العام للملكية المشتركة: الطريقة خطوة بخطوة