التذكير بالأداء لمالك متأخر

التذكير المرسل خطأً يكلّف كثيرا من الثقة. قبل الكتابة، تأكدوا من تسجيل جميع الأداءات المتوصَّل بها، بما فيها الإيداعات والتحويلات التي وصلت منذ آخر كشف، ومن أن أجل الاستحقاق قد انقضى فعلا.

حددوا بدقة ما تبقى مستحقا: أي طلب مساهمة، وأي فترة، وأي مبلغ. فالرسالة المبهمة («لديكم تأخير») تفتح باب النقاش، أما الرسالة الدقيقة فتدعو إلى الأداء.

يكفي التذكير الجيد بضعة أسطر:

• الوحدة والإقامة المعنيتان؛
• المبلغ المستحق وطلب المساهمة الذي يتعلق به؛
• طريقة الأداء (نقدا في المكتب، أو بتحويل، أو بإيداع…)؛
• وسيلة للاطلاع على وضعية الوحدة؛
• جملة للحالة التي يكون فيها الأداء قد تم.

تنطلق الرسالة الأولى من فرضية النسيان. لا لوم ولا إشراك للجيران: فتأخر المالك لا يعني إلا هو ووكيل الاتحاد.

يعطي التدرج على ثلاث مراحل نتائج جيدة:

• تذكير ودّي، بعد أيام قليلة من أجل الاستحقاق؛
• تذكير ثانٍ، بعد أسبوع إلى أسبوعين، يقترح الحديث في الأمر أو الاتفاق على جدولة للأداء؛
• تذكير أخير، أكثر حزما، يطلب الأداء أو التواصل مع وكيل الاتحاد.

واقتراح جدولة للأداء على مالك يمر بصعوبات يتيح في الغالب استرجاع المبلغ بشكل أضمن من اللجوء إلى مسطرة.

دوّنوا تاريخ كل تذكير ومضمونه. فهذا السجل يجنّب تذكير الشخص نفسه مرتين في اليوم نفسه، ويتيح لأحد المتعاونين استئناف الملف، وسيفيد إذا استمر الخلاف.

سلّموا وصلا عن كل أداء: فيتوفر المالك على ما يثبت أداءه، وتتجنبون الاعتراضات.

بعد عدة تذكيرات دون جواب، يبلغ التذكير الودّي حدوده. ويشكل الإنذار الكتابي المرحلة الموالية؛ أما التحصيل الجبري للتكاليف غير المؤداة فيخضع لقواعد خاصة، ينص عليها على الخصوص القانون رقم 18.00. استشيروا مهنيا في القانون قبل مباشرة أي مسطرة.

أطلعوا الجمع العام على وضعية التحصيل بالأرقام: المبلغ المستحق، وعدد الوحدات المتأخرة، ونسبة التحصيل.

يعرض SyndicBox الوحدات المتأخرة مع المبلغ المستحق على كل منها، ويُعدّ الرسالة، بالفرنسية أو بالعربية، انطلاقا من ثلاثة نماذج: تذكير ودّي، وتذكير ثانٍ، وتذكير أخير. وتتضمن الرسالة رابط وضعية الوحدة وتُفتح في واتساب: تراجعونها وترسلونها بأنفسكم. ويُصدر كل أداء مسجَّل وصله بصيغة PDF.

• حساب الحصص: توزيع تكاليف الملكية المشتركة
• تحصيل التكاليف غير المؤداة في الملكية المشتركة: الطريقة
• مسك حسابات الملكية المشتركة: الممارسات الجيدة
• التحضير للجمع العام للملكية المشتركة: الطريقة خطوة بخطوة