Relancer un copropriétaire en retard de paiement

Une relance envoyée à tort coûte cher en confiance. Avant d’écrire, assurez-vous que tous les paiements reçus sont enregistrés, y compris les versements et virements arrivés depuis le dernier relevé, et que l’échéance est bien dépassée.

Identifiez précisément ce qui reste dû : quel appel de fonds, quelle période, quel montant. Un message vague (« vous avez du retard ») ouvre une discussion ; un message précis appelle un paiement.

Une bonne relance tient en quelques lignes :

• le lot et la résidence concernés ;
• le montant échu et l’appel de fonds auquel il se rapporte ;
• la façon de régler (espèces au bureau, virement, versement…) ;
• un moyen de consulter la situation du lot ;
• une phrase pour le cas où le paiement aurait déjà été fait.

Le premier message part du principe d’un oubli. Pas de reproche, pas de copie aux voisins : le retard d’un copropriétaire ne regarde que lui et le syndic.

Une progression en trois temps fonctionne bien :

• un rappel courtois, quelques jours après l’échéance ;
• un second rappel, une à deux semaines plus tard, qui propose d’en parler ou de convenir d’un échéancier ;
• un dernier rappel, plus ferme, qui demande de régler ou de prendre contact avec le syndic.

Proposer un échéancier à un copropriétaire en difficulté permet souvent de récupérer la somme plus sûrement qu’une procédure.

Notez la date et le contenu de chaque relance. Cet historique évite de relancer deux fois la même personne le même jour, permet à un collaborateur de reprendre le dossier et servira si le désaccord persiste.

Remettez un reçu pour chaque paiement obtenu : le copropriétaire a la preuve de son règlement, et vous évitez les contestations.

Après plusieurs rappels sans réponse, la relance amiable atteint ses limites. Une mise en demeure écrite marque l’étape suivante ; le recouvrement forcé des charges impayées obéit à des règles propres, prévues notamment par la loi n° 18-00. Faites-vous conseiller par un professionnel du droit avant d’engager une procédure.

Informez l’assemblée générale de l’état du recouvrement, chiffres à l’appui : montant échu, nombre de lots en retard, taux de recouvrement.

SyndicBox liste les lots en retard avec leur montant échu et prépare le message, en français ou en arabe, à partir de trois modèles : rappel courtois, second rappel et dernier rappel. Le message contient le lien de situation du lot et s’ouvre dans WhatsApp : vous le relisez et l’envoyez vous-même. Chaque paiement enregistré produit son reçu PDF.

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