Préparer l’assemblée générale de copropriété : la méthode pas à pas

En pratique, l’assemblée générale ordinaire se tient une fois par an, après la clôture de l’exercice. Choisissez une date et un lieu qui conviennent au plus grand nombre (un soir de semaine ou un samedi, dans la résidence ou à proximité), puis remontez le calendrier à partir de cette date.

Les règles de convocation, de quorum et de majorité sont fixées par la loi n° 18-00 relative au statut de la copropriété des immeubles bâtis et par le règlement de copropriété : vérifiez les délais et les formes à respecter avant d’envoyer quoi que ce soit.

Une décision qui ne figure pas à l’ordre du jour s’expose à être contestée. Formulez précisément chaque question, une décision par point :

• approbation des comptes de l’exercice écoulé ;
• budget prévisionnel et montant des cotisations de l’exercice à venir ;
• travaux proposés, avec les devis ;
• désignation du syndic ou renouvellement de son mandat, s’il arrive à échéance ;
• questions des copropriétaires, pour information.

Invitez les copropriétaires à proposer leurs questions à l’avance : un point inscrit à temps vaut mieux qu’un débat improvisé en fin de réunion.

Les comptes sont le cœur de l’assemblée. Préparez un état simple, que chacun peut comprendre sans être comptable :

• solde de la caisse et de la banque en début et en fin d’exercice ;
• appels de fonds émis et sommes encaissées ;
• reste dû, nombre de lots en retard et taux de recouvrement ;
• dépenses par catégorie, chacune avec son justificatif ;
• comparaison avec le budget voté l’année précédente.

Gardez les factures et les relevés à portée de main : un copropriétaire qui demande à voir une pièce doit pouvoir la consulter.

Envoyez à chaque copropriétaire la convocation avec l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu, accompagnée des documents utiles : état des comptes, budget proposé, devis des travaux. Conservez la preuve de l’envoi de chaque convocation.

Un copropriétaire qui ne peut pas venir peut se faire représenter, selon les règles applicables : rappelez-le dans la convocation et joignez un modèle de procuration.

Faites signer une feuille de présence à l’arrivée, en notant les procurations. Suivez l’ordre du jour point par point, présentez les chiffres avant d’ouvrir le débat, puis passez au vote.

Notez le résultat de chaque vote : pour, contre, abstentions. Un débat qui s’éternise se règle souvent par des chiffres clairs, projetés ou distribués à tous.

Rédigez le procès-verbal sans tarder : décisions prises, résultat de chaque vote, réserves éventuelles. Faites-le signer comme le prévoient les règles applicables, puis transmettez-le aux copropriétaires.

Mettez ensuite les décisions en œuvre : émettez les appels de fonds votés, lancez les travaux décidés et rendez compte de leur avancement au fil de l’année, sans attendre la prochaine assemblée.

SyndicBox prépare la matière de l’assemblée au fil de l’année : le tableau de bord résume la trésorerie, le reste dû, les retards et le taux de recouvrement ; les dépenses sont classées par catégorie avec leurs justificatifs ; l’export Excel de la comptabilité de la résidence et les relevés PDF de chaque lot sont prêts à être partagés. Après l’assemblée, les appels de fonds votés se répartissent aux tantièmes, et le portail de transparence permet aux copropriétaires de suivre la caisse jusqu’à la prochaine réunion.

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